РАЗДЕЛ II. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

            У электронного письма есть четыре реквизита: адрес получателя, адрес отправителя, тема и дата. Относительно даты никаких этических правил нет, поскольку эту графу компьютер всегда заполняет сам. А самым важным реквизитом является, несомненно, адрес получателя, поэтому с ним связаны самые серьёзные из этических правил.

II.1. Адрес и личное имя

II.1.1. Особо тщательно сохраняйте адреса электронной почты!

            Это правило очевидно и не требует подробного объяснения, но нельзя не упомянуть его в силу чрезвычайной важности. Ведь если вы потеряете электронный почтовый адрес вашего собеседника, то переписка будет прервана, причём по вашей вине; а он будет недоумевать, с чего это вы внезапно прекратили переписку. Храните электронные почтовые адреса в нескольких файлах. Если повредится один, то вы сможете взять из другого. А ещё лучше - периодически распечатывать свою адресную книгу. В этом случае, даже если выйдет из строя жёсткий диск, адреса не пропадут.

            Кстати, если ваш постоянный партнёр по переписке внезапно прекратил вам писать, то вовсе не обязательно, что вы его чем-то сильно обидели. Может быть, он недостаточно хорошо соблюдал это правило и потерял ваш электронный почтовый адрес. Напишите ему ещё раз, и, возможно, переписка возобновится.

II.1.2. Вставлять электронный адрес в графу «Кому:» желательно непосредственно перед отправлением.

            Электронный адрес - самый главный реквизит письма. Если в графе «Кому:» ничего нет, то сообщение не может быть отправлено. Без темы и без содержания послать письмо вполне реально, но без адреса - абсолютно невозможно! И этим нужно пользоваться для предотвращения преждевременных отправок писем.

            Если вы в процессе составления сообщения случайно нажмёте мышкой клавишу «Отправить» или Enter на клавиатуре, то произойдёт отправка незаконченного сообщения. Это чревато различными последствиями. Получив пустое письмо, ваш собеседник будет гадать, что бы это значило. Возможно, он догадается, что это произошло случайно.

            Хуже, если произошло случайное отправление почти готового письма, а затем вы дополнили своё сообщение важной информацией и отправили (уже целенаправленно). Получатель увидит два письма, на его взгляд - совершенно одинаковых (не будет же он, в самом деле, выискивать отличия!) и уничтожит одно из них за ненадобностью. По «закону подлости» уничтоженным окажется наверняка не то письмо, и в результате он не прочитает какую-то важную информацию. Кроме того, сам факт отсылки двух одинаковых сообщений является нарушением этических норм. И уже за это адресат может обидеться на вас, подумав ошибочно, что вы над ним издеваетесь.

            А ведь всех этих неприятностей можно легко избежать, если придерживаться правила - вставлять электронный адрес в соответствующую графу непосредственно перед отправкой. Если вы его набираете с клавиатуры, то делайте это максимально внимательно. Ошибка в одном символе - и адресат ничего не получит! Лучше не набирать, а копировать адрес из адресной книги.

            И напоследок. Заполняя графу «Кому:», не ошибитесь адресом! Если вы машинально вставите адрес другого человека, то он, может быть, узнает то, чего знать не должен. Последствия этой ошибки могут быть самыми непредсказуемыми...

II.1.3. Ваше персональное имя, автоматически вставляемое в графу «От кого:», должно быть информативным.

            Персональное имя (не путать с подписью!) нужно для того, чтобы адресат сразу видел, от кого пришло письмо. Как правило, пользователи используют для этой цели своё паспортное имя или так называемый ник (псевдоним в Интернете). Максимально информативно, если персональное имя состоит из трёх слов - фамилии, имени и отчества. Но не все согласны поступать так. А некоторым необходимо сохранять инкогнито в силу личной безопасности (это касается богатых и известных людей, а также их близких) Что же, какое персональное имя использовать - дело ваше, только, пожалуйста, не используйте бессмысленные выражения типа «Догадайся сам» или «Клёвый парень» - это невежливо по отношению к адресатам.

II.1.4. Лучше всего иметь два почтовых ящика - основной и вспомогательный.

            Любой пользователь Интернета может организовать себе произвольное количество почтовых ящиков. Но много адресов - плохо; вы же сами запутаетесь в них, да и открывать их один за другим будет весьма утомительно. Не очень удобно иметь всего один ящик - он ведь будет собирать серьёзную информацию вместе со всяким хламом и спамом.

            Поэтому лучше всего иметь два почтовых адреса - главный и второстепенный. Первый - для личной и деловой переписки, должен выбираться на длительный срок (идеально - на всю жизнь). Другой ящик - для спама, результатов регистраций и др., а также в тех случаях, если у вас есть сомнения в безопасности. Менять этот несерьёзный ящик можно как угодно часто.

II.1.5. Основной почтовый адрес должен быть серьёзным и осмысленным, вспомогательный может быть любым.

            Понятно, что ваш главный почтовый ящик должен иметь в своём наименовании только серьёзные слова. Иначе люди, с которыми вы будете вести переписку, о вас наверняка плохо подумают. А второстепенный почтовый адрес вы можете назвать любым именем, как угодно вызывающе, хоть «я болван» (ya_bolvan@mail.ru). Поскольку при разного рода регистрациях в Интернете ответное письмо посылает робот, то он никак не обидится на вас. А спамщик - пусть обижается; вы только выиграете, если он перестанет посылать вам макулатурную почту.

II.1.6. Не меняйте свой главный почтовый адрес.

            Главный почтовый адрес вы должны выбрать один раз на всю жизнь, в крайнем случае - сменить его не более одного раза, оповестив об этом всех, кого можно. Причина этого понятна. Если вы будете иногда менять свой почтовый адрес, то тот, кто переписывался с вами раньше, не сможет сообщить вам, если потребуется, что-то интересное или важное.

II.2. Тема

II.2.1. Обязательно заполняйте графу «Тема:», содержание которой должно соответствовать тематике письма.

            Обязательно заполняйте графу «Тема:»! Ведь пользователи, просматривая содержимое своего электронного почтового ящика, смотрят, как правило, прежде всего на темы полученных сообщений. Впрочем, есть и такие, которые при составлении писем принципиально ничего не вписывают в эту графу, чем попросту выставляют напоказ свою невежливость.

            Избегайте бессмыслицы в формулировке темы! Например, если у вас не работает какая-то программа, то нельзя, отсылая об этом сообщение в службу поддержки, указывать в качестве темы название этой программы или их сервера - с таким же успехом вы могли бы вообще ничего не написать.

            Кстати, о письмах в службу поддержки. Если вы рассчитываете на квалифицированный ответ, то вам следует дать как можно более полную информацию по обозначенной теме. Например, если вы пошлёте в службу поддержки письмо с лаконичным содержанием «Ваша программа не работает», то специалист не сможет вам ничего ответить. Вы должны как можно подробнее описать вашу проблему, не забыв при этом указать версию программы и источник её приобретения.

II.2.2. Не забудьте в последующих письмах изменить тему, если это нужно.

            Если при ответе на письмо вы меняете тематику беседы, то вы обязательно должны внести коррективы в графу «Тема». Если вы этого не сделаете, то адресат наверняка придёт в замешательство. Впрочем, если вы ведете постоянную переписку, тематика которой закономерно изменяется, то можете в графе «Тема» указывать стабильную дежурную фразу вроде «Письмо Серёже». А Серёжа, отвечая, обязан в качестве темы набирать другую дежурную фразу типа «Ответ Пете».

II.2.3. Обязательно удаляйте Re: в графе «Тема»!

            Когда вы, прочитав электронное письмо, желаете ответить, то вы нажимаете с помощью мышки соответствующую кнопку на экране монитора и вам открывается форма для составления ответа, в которую уже вставлены адрес вашего собеседника, текст его письма, а также тема его письма, перед которой значится Re:. Обязательно забивайте эти символы.

            Если тема письма не меняется, то формулировку темы можно оставить прежней, но Re: нужно уничтожить. В противном случае это будет свидетельствовать о том, что вы спустя рукава относитесь к электронной почте, а ваш собеседник вполне может воспринять это как открытое неуважение к нему.

            А если тема письма меняется, то тогда тем более нужно убирать это злополучное Re:. Ведь оно означает «Мой ответ на:» и в сочетании с новой темой выглядит откровенно глупо.

II.3. Приветствие

            Приветствие - это предложение, с которого должно начинаться письмо. Его отсутствие или неправильное написание может нанести оскорбление получателю, поэтому все правила относительно приветствия имеют высокую важность.

II.3.1. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени!

            Некоторые пользователи забывают написать приветствие. Это неэтично! Обязательно пишите! Впрочем, и само оно тоже может быть обидным, например, «Здорово, чувак!» - таких вы должны избегать.

            Есть и такие, которые считают, что приветствие вообще не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова. Это в корне неверно! Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. Полагаю, вы не хотите, чтобы вас посчитали грубыми и невоспитанными. В таком случае - соблюдайте правила этикета электронной почты. Вспомните: когда мы встречаем кого-либо (родственника, приятеля, начальника - не имеет значения), мы обязательно сначала здороваемся, и только после этого начинаем излагать суть дела. А если кто-то, не поприветствовав, сразу начнёт говорить по существу, то все мы сочтём его невежливым и неотёсанным. То же самое в полной мере относится и к электронной почте.

            Приветственное слово, с которого начинается электронное, выбирается в зависимости от того, кому вы пишете. В деловых письмах следует использовать «Уважаемый», а в особых случаях - «Глубокоуважаемый». Самый широкий спектр применения имеет слово «Здравствуй(те)», а «Привет» звучит несколько фривольнее. В личных письмах, кроме «Привет», уместны «Дорогой», «Милый», «Любимый», «Ненаглядный» и т.п.

            Чаще всего приветствие состоит из двух слов. Приветствовать одним словом (без имени) допустимо только в том случае, если имя адресата вам неизвестно. Другой вариант приветствия из одного слова (из одного лишь имени) вы не должны употреблять, так как это невежливо.

            Число слов в приветствии может быть и больше, чем два. Например, в приветствии «Уважаемый Андрей Васильевич!» - три слова, а в «Приветик, моя дорогая милая любимая ненаглядная Светуля!» - аж семь слов.

II.3.2. Приветствие должно находиться перед основным текстом письма, отдельным абзацем, по центру строки или с отступом!

            Данное правило не требует пояснений - в его формулировке всё сказано. Если приветствие оформлено не отдельным абзацем, то оно сливается с основным текстом и как бы пропадает.

            Кроме того, есть же правило, согласно которому текст письма нужно разбивать на логические абзацы для удобства его восприятия. Поскольку приветствие имеет совершенно иной смысл, нежели последующий текст, то его следует помещать в отдельный абзац!

II.3.3. Приветствие следует набирать строчными буквами! Заглавными в нём должны быть только первая буква имени (и первая буква самого приветствия), например «Здравствуйте, Петр Иванович!»

            Приветствие должно быть набрано строго строчными буквами. Если оно набрано заглавными буквами, то это означает крик, чем оскорбляет адресата. Заглавными в приветствии должны быть, согласно правилам русского языка, только первая буква этого предложения и первая буква имени (и отчества, если оно есть).

II.3.4. Заканчивайте приветствие всегда одним восклицательным знаком!

            Заканчивать приветствие следует всегда одним (!) восклицательным знаком. Если закончено запятой, то оно сливается с основным текстом и как бы пропадает (и нарушается правило о том, что приветствие должно быть выделено в отдельный абзац). Точка в конце вашего приветствия означает равнодушно-презрительное отношение к вашему адресату и оставляет неприятный осадок у него в душе. Впрочем, есть ситуация, в которой точка допустима - если у отправителя случилось несчастье и он не может восклицать (в этом случае точка даже подчёркивает минорное настроение отправителя).

            Недопустима и другая крайность - три (или более) восклицательных знака воспринимаются как неуместный крик и наносят обиду вашему визави.

II.4. Основной текст

II.4.1. Разбивайте текст письма на логические абзацы.

            Текст письма должен быть разбит на абзацы в соответствии с логикой изложения материала. Каждая новая тема и подтема должна быть оформлена в отдельном абзаце. К сожалению, иногда встречается, что человек не хочет или забывает разбивать текст на абзацы и пишет всё одним большим сплошным текстом. Такое сообщение трудно читать, поэтому, чтобы не доставлять никому неудобств, обязательно проводите разбивку на абзацы.

            Минимально допустимое число абзацев в письме равно трём: в первом абзаце - приветствие, во втором - основной текст, в третьем - подпись. Это связано с теми правилами, согласно которым и приветствие, и подпись должны выделяться в отдельные абзацы. Следовательно, минимально возможное число слов в письме - тоже три (поскольку абзацев должно быть три, а в абзаце должно присутствовать хотя бы одно слово).

            Из истории мы знаем примеры суперлаконичных писем, состоявших всего из одного слова, или даже из одного символа. Но с точки зрения почтового этикета такая сверхкраткость неприемлема.

            Обычно абзац начинается с отступа, который для читающего является признаком его начала. Длина отступа чаще всего равна 5 пробелам. Если же отступ сделать затруднительно (например, при составлении HTML-страниц), то абзацы следует разделять пустой строкой. При составлении электронных писем с отступами никаких проблем обычно нет.

II.4.2. В начале каждого абзаца обязательно ставьте отступ!

            Это требование нарушается очень часто и доставляет при этом существенные неудобства, поэтому оно выделено в отдельное правило. Ведь если не будет отступов, то абзацы станут сливаться друг с другом и читать такой текст будет весьма затруднительно. Поэтому не забывайте делать отступы в начале каждого абзаца.

            Если вам по какой-то причине не нравится или неудобно вставлять отступы, то разделяйте абзацы пустой строкой.

II.4.3. Избегайте слишком длинных предложений.

            Предложение не должно быть слишком длинным, иначе получатель, возможно, не сможет разобраться в его логике. Да и вы сами наверняка неправильно расставите знаки препинания, чем ещё больше запутаете своего визави. Если предложение у вас получилось слишком длинным, постарайтесь по возможности разбить его на несколько коротких.

II.4.4. Выделяйте значимые фрагменты текста подчёркиванием, курсивом, красным цветом и др. Если у вас нет такой возможности, используйте слова «Подчёркиваю», «Обращаю внимание» и т.п.

            В составляемом вами тексте наверняка не все слова равнозначны. Обязательно есть выражения, которым вы придаёте особое значение и хотите, чтобы ваш собеседник обратил внимание на то же, что и вы. Для этого нужно выделить значимые фрагменты текста.

            Составлять электронное сообщение можно в одном из двух форматов - либо «только текст», либо «форматированный текст». Если у вас есть возможность работать с форматированным текстом, пользуйтесь этим, потому что так намного удобнее! Написать форматированное письмо проще всего с помощью программы Outlook Express, да и почтовые серверы на своих Web-страницах обычно предоставляют такую возможность.

            В форматированном тексте для выделения значимых фрагментов есть подчёркивание, курсив, жирный шрифт, другой шрифт, другой цвет (лучше - красный). Если же по той или иной причине вы не можете или не хотите составлять письма в форматированном варианте и работаете в формате «только текст», то для выделения используйте восклицательные знаки и слова «Внимание», «Особое внимание» и т.п. Но только в самых крайних случаях используйте выделение заглавными буквами, поскольку это означает ваш крик.

II.4.5. Часть текста, набранная заглавными буквами, обозначает ваш крик. Используйте такое выделение только в самых крайних случаях!

            Ту часть текста, которую вы хотите «прокричать» в силу особой важности, принято набирать заглавными буквами. Но не употребляйте подобное выделение без необходимости! Также не следует «кричать» слишком часто - в лучшем случае ваш «крик» перестанут воспринимать, в худшем - вы незаслуженно обидите собеседника.

            Особенно неуместен и поэтому обиден ваш «крик» в приветствии и подписи.

II.4.6. Вносите в текст элементы оживления - эпизодические обращения к собеседнику по имени и так называемые смайлики. Но не используйте малоизвестные смайлики!

            Избегая в письмах отрицательных эмоций, не забывайте о положительных. Но электронная почта - это всё-таки текст, а не живой разговор, поэтому в ней сложно передавать эмоции. Для решения этой проблемы и «оживления» писем применяются так называемые эмотиконы, которые чаще именуются как «смайлики». Они представляют собой последовательности набираемых с клавиатуры символов, которые напоминают лицо с мимикой, если смотреть на них сбоку. «Смайликов» существуют сотни, но наиболее часто применяются следующие три:

            :-) обозначает улыбку, возможно усмешку;

            :-( это несчастное лицо;

            ;-) подмигивание, ирония.

            Редкие «смайлики» применять нежелательно, поскольку вас вряд ли сможет понять ваш визави.

            Неплохой эффект «оживления» вносит и периодическое обращение в тексте письма к собеседнику по имени.

II.4.7. В переписке личного характера можно придерживаться разговорного стиля.

            Электронное письмо - это не статья и не литературное произведение, поэтому при составлении сообщений личного характера вовсе не обязательно работать над текстом так, словно его будут читать тысячи и миллионы. Свои мысли вполне можно излагать простым разговорным языком, но, разумеется, грамотно, понятно и без нарушения принятых этических норм.

II.4.8. Вы имеете право приписать в конце письма P.S., если что-то вспомнили после, но гораздо лучше вставить это дополнение в основной текст письма.

            В бумажной переписке нередко возникали ситуации, что составитель письма, после того как поставил подпись, вспоминал о том, что забыл написать. Поэтому ещё с античных времён была санкционирована приписка к посланию, которая называлась Postscriptum (после написанного. -Лат.).

            Теперь же, в электронной переписке, ситуация кардинально изменилась. Если вы что-то забыли и вспомнили после, то можете преспокойно вставить дополнительный абзац в любое место вашего письма. Конечно, у вас есть полное право сделать приписку после подписи, как в старые добрые времена. Но лучше этого не делать! Получателю незачем знать, какую часть письма вы набрали в начале, а какую - в конце. А если он узнает благодаря наличию P.S. о том, что забыли о важном и вспомнили в самый последний момент, то может и обидеться на вас.

            Если же вы всё-таки решили сделать приписку к письму после подписи, то, пожалуйста, не используйте ЗЫ. Если ваш собеседник не знает, что это жаргонный вариант PS, то он может подумать, что вы над ним посмеиваетесь, и обидеться на вас.

II.5. Подпись

II.5.1. Не забывайте о подписи (объемом не более семи строк, в отдельном абзаце).

            Заканчиваться любое письмо должно подписью. Это небольшой текст в конце сообщения, выделенный в отдельные один или два абзаца. Концовка письма может содержать информацию о контактах (адрес личного сайта, телефон, факс и др.), заключительные фразы (всего доброго, с наилучшими пожеланиями, до свидания и т.п.) и обязательно - ваше имя. Отсутствие имени делает письмо анонимным. Да и как же получатель догадается, от кого пришло письмо? Наконец, не подписаться - попросту обидеть получателя.

            Длина подписи не должна превышать семи строк, поскольку неоправданно длинные концовки только раздражают.

II.5.2. Последним словом подписи (и письма в целом) должно быть ваше имя.

            Правило не требует особых пояснений, да обычно и не нарушается. Впрочем, есть одна ситуация, в которой это требование допустимо нарушить - при использовании P.S. Только следует помнить, что оформлять P.S. в электронных письмах нежелательно.

II.5.3. Оканчиваться подпись обязательно должна точкой.

            Последним словом подписи должно быть ваше имя, после которого обязательно должна стоять точка. Подавляющее большинство пользователей электронной почты так и поступают - оканчивают письмо точкой, так что нарушения этого правила встречаются довольно редко. Ведь любой другой знак препинания после вашего имени попросту нелогичен. Впрочем, автор этой работы сам не раз получал письма, которые оканчивались именем с... восклицательным знаком.

II.5.4. Подумайте тысячу раз, стоит ли вам пользоваться автоподписыванием!

            Большинство почтовых программ могут автоматически вставлять в конец письма заданную подпись, но хочется посоветовать вам как следует всё «обдумать и взвесить», прежде чем решиться пользоваться этим сервисом. Представьте себе, что вы устраиваетесь на работу и посылаете резюме по E-mail, в конце которого случайно оказывается строчка, которую вы не набирали - «обнимаю, целую» и т.п. Понятно, что за такие фривольности, пусть и непреднамеренные, не видать вам этой работы, как своих ушей!

            Да и ваш постоянный собеседник по переписке наверняка обидится, если вы будете все письма заканчивать одинаково. Ведь каждый ожидает от другого, чтобы тот вкладывал душу в ответы, а не занимался автоматизированными отписками. Что же касается возможности случайным образом менять тексты концовок... Вы должны помнить, что иной раз такая случайно вставленная фраза может оказаться не к месту и обидеть адресата.